受信したFAXをメール転送し、さらに送信番号毎に自動的にフォルダ分けする方法

受信したFAXを、メール転送して、外出先などで見れるようになればいいなと思いませんか?

これって、特に難しいことはありません。

最近のFAX機には、受信したFAXを指定したメールアドレスに転送する機能があるものも珍しくありません。

なので外出の機会が多い方は、実際にFAXメール転送機能を使っている方も多いのではないでしょうか。

でも、メール転送されたFAXの管理に困っていないでしょうか?

FAX機のメール転送の問題点

実は、以前わたしもFAX複合機のメール転送機能を使ってFAXの管理をしていました。

メール転送であれば、プリントアウトもしないので、紙代の節約にもなりますし、送られてきたFAXもデータとして保管することが出来ます。

ただし、ある問題を抱えていました。

それは特定のFAXを探し出すのが、ちょーめんどくさかったのです。

というのも、転送されるメールのタイトルが全て同じだからなのです。

わたしはブラザーの複合機を使っていました。

そうすると、メールのタイトルは「 From_BrotherFAX 」になります。

なので、「あっ、そうだ。ABC商事からFAX来てたみたいだけど、どのメールだっけ・・・」てな具合になりがちです。

手当たり次第、一件一件メールを開いて調べるのって、本当に大変です。。。

FAX機のメール転送を使っている方は、こんな悩みを持っていませんか。

FAXサーバーなら、送信先ごとにメールを振り分けられる

「案外面倒だなぁ~」

ある日そんな、悩みを解決してくれるFAX機を見つけたのです。

「cimfax」というFAXサーバーです。

このサーバーももちろん、受信したFAXをメール転送することが出来ます。

ただし、FAX複合機と違いメールタイトルに相手先FAX番号が表示されるのです。

具体的には、こんな感じです。

 新着信のお知らせ: From 0120XXX999 To public 

メールタイトルにFAX番号が記載されているということは、そのFAX番号をもとにメールを振り分けることが出来るということです。

たとえば、Gmailなら、こんな風に設定すればいいのです。

フィルター設定で、ユニークキーとなるFAX番号を記載しておけば、指定されたフォルダーに自動的に振り分けられます。

このcimfaxを導入してからは、得意先ごとにFAXをフォルダ管理できるので、とても便利になりました。

FAXの管理で困っている方は、FAXサーバー導入を検討されてみては如何でしょうか?

 

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